Dokumentenmanagement – die Antwort auf viele Fragen
Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung von Unternehmen ist häufig die Rede von Dokumentenmanagement als einem der wichtigen Schritte auf dem Weg dorthin. Aber was bedeutet Dokumentenmanagement überhaupt? Wie funktioniert ein Dokumentenmanagementsystem (=DMS)? Und welche Vorteile bietet die elektronische Verwaltung von Dokumenten? Wir beantworten im Folgenden einige Ihrer Fragen. Sie haben andere oder mehr Fragen? Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns! Wir beraten Sie gern.
Das Gabler Wirtschaftslexikon definiert Dokumentenmanagement als die Verwaltung von Dokumenten, die sowohl die Erstellung und Bearbeitung als auch die Ein- und Ausgabe, die intelligente Verteilung sowie die Archivierung von und die Suche nach Dokumenten umfasst. Das Hauptziel ist die Erhöhung der Arbeitsproduktivität durch die Verkürzung der Durchlaufzeiten und eine schnelle Bereitstellung von benötigten Informationen.
Ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem soll im Idealfall also die Prozesse im Unternehmen beschleunigen und damit zu mehr Effizienz beitragen. Aber wie arbeitet ein DMS überhaupt?
Wie arbeitet ein DMS?
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Erfassen / Erstellen (Capture)
Die erste Station eines jeden Dokumentes ist die Erfassung durch das Dokumentenmanagementsystem. Papierdokumente gelangen über einen Scanner ins System. E-mails oder andere elektronische Dokumente laufen sofort aus der jeweiligen Anwendung ins DMS. Damit die Dokumente gleich im passenden Kontext abgelegt werden, können sie entweder manuell oder automatisch sortiert und indiziert werden (Tagging).
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Verteilen (Deliver)
Viele Dokumente, wie etwa Rechnungen oder Lieferscheine müssen in verschiedenen Abteilungen des Unternehmens weiterbearbeitet werden. Ein DMS verteilt sie automatisch nach festgelegten Workflowregeln oder manuell an die zuständigen Mitarbeiter.
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Bearbeiten (Edit)
Die ordnungsgemäße Bearbeitung der Dokumente kann jederzeit durch einen Controller überprüft werden. In der Dokumentenhistorie ist außerdem jede Veränderung und Aktion nachvollziehbar. Zudem verfügen die meisten Dokumentenmanagementsysteme über eine Versionierung, sodass auch ältere Versionen eines Dokuments jederzeit abrufbar sind.
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Archivieren (Preserve)
Eine wichtige Funktion des Dokumentenmanagements ist die Archivierung von Dokumenten. Dabei unterscheiden die meisten Systeme zwischen der revisionssicheren Archivierung nach den gesetzlichen Vorgaben der GoBD und der nicht-revisionssicheren Archivierung von Dokumentenarten, bei denen dies nicht vorgeschrieben ist.
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Löschen
Für viele Dokumente besteht eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht, die je nach Dokumentenart sehr unterschiedlich sein kann. Allerdings existieren auch gesetzliche Löschfristen für bestimmte Dokumente, vor allem für solche, die personenbezogene Daten enthalten, also etwa Bewerbungen. Ein DMS löscht diese Dokumente nach Ablauf der Frist im Idealfall vollautomatisch.
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Die Suche (Information Retrieval)
Eine der wichtigsten Funktionen einer Dokumentenmanagement Software ist die Suchfunktion. Schließlich soll Dokumentenmanagement die Bereitstellung benötigter Informationen im Unternehmen beschleunigen. Dazu ist es essentiell, dass Dokumente im System schnell gefunden werden. Dokumente sollten zudem auch dann aufzurufen sein, wenn sie sich in Bearbeitung befinden.
Was bringt Dokumentenmanagement für Ihr Unternehmen?
Die Investition in ein DMS kann sich auf viele Unternehmensbereiche positiv auswirken. Elektronisches Dokumentenmanagement optimiert in erster Linie Dokumenten- und Arbeitsprozesse im gesamten Unternehmen. Durch die strukturierte Ablage in einem zentralen Informationspool, können Mitarbeiter bedeutend schneller und leichter auf benötigte Informationen zugreifen.
Da moderne Dokumentenmanagementsysteme in der Regel über eine Funktion zur Implementierung automatisierter Workflows verfügen, werden Dokumente automatisch an die zuständigen Mitarbeiter verteilt. Das verringert die Durchlaufzeit und erhöht die Effizienz der Dokumentenprozesse erheblich. Die Einsparungen bei Papier und Druckkosten können je nach Dokumentenaufkommen beachtlich sein. Sie sparen also Zeit, die Ihre Mitarbeiter auf wirklich wichtige Aufgaben verwenden können und Geld, dass Sie an anderer Stelle investieren können.
Darüber hinaus wird durch Dokumentenmanagement die Qualität der Bearbeitung und des Kundenservice verbessert und es passieren weniger Fehler. Prozesse werden durch die einheitliche Informationsplattform und Zusatzfunktionen, wie Versionierung deutlich transparenter.
Ganz nebenbei arbeiten Sie DSGVO-konform, halten die Vorschriften der Finanzbehörden zur revisionssicheren Archivierung ein und sparen Platz, da die meisten Dokumente nicht im Original aufbewahrt werden müssen.