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Wussten Sie schon...?
E-Rechnungen sind elektronische Rechnungen, die anstelle von klassischen Papierrechnungen verwendet werden können.
Sie werden in einem standardisierten Format versendet und empfangen, welches automatisiert verarbeitet werden kann.
Zusammen mit einem DMS ermöglichen sie viele Vorteile wie beispielsweise die schnellere Verarbeitung.
Inhalte
E-Rechnung, XRechnung und ZUGFeRD sind verschiedene Arten von elektronischen Rechnungen und unterscheiden sich hauptsächlich in Bezug auf das verwendete Format und die damit verbundenen Standards.
E-Rechnung: Eine E-Rechnung ist eine elektronisch erstellte und übermittelte Rechnung. E-Rechnungen können in verschiedenen Formaten vorliegen, z.B. als PDF-Dokument, das per E-Mail verschickt wird.
XRechnung: Bezeichnet einen Standard für den Austausch von elektronischen Rechnungen, der vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) entwickelt wurde. Die XRechnung ist in einem XML-Format erstellt und wird digital übermittelt. Sie unterstützt somit automatisierte Prozesse.
ZUGFeRD: ZUGFeRD (Zentraler User Guide für elektronische Rechnungsstellung in Deutschland) ist ein Standard für elektronische Rechnungen, der von der deutschen Normungsorganisation DIN entwickelt wurde. ZUGFeRD-Rechnungen sind in einem XML-Format erstellt, enthalten jedoch zusätzlich ein PDF-Dokument mit einer menschenlesbaren Version der Rechnung.
Der Unterschied besteht also im Grunde genommen darin, dass die E-Rechnung eine allgemeine Bezeichnung ist und sowohl XRechnung, als auch ZUGFeRD darunterfallen. Die letzteren beiden unterscheiden sich hingegen in Bezug auf die verwendeten Formate und Standards. XRechnungen werden hauptsächlich im öffentlichen Bereich verwendet, wohingegen ZUGFeRD vor allem im gewerblichen Bereich verbreitet ist.
Es gibt zudem auch andere Formate und Standards, die in anderen Ländern verwendet werden, wie z.B. UBL in Europa und PEPPOL in Norwegen.
Ob E-Rechnungen Pflicht sind, hängt von den gesetzlichen Regelungen des jeweiligen Landes ab. In einigen Ländern gibt es gesetzliche Vorschriften, die bestimmte Unternehmen und öffentliche Institutionen dazu verpflichten, E-Rechnungen anzunehmen oder sogar selbst auszustellen.
Deutsche Auftraggeber und Unternehmen, die im öffentlichen Interesse handeln, müssen E-Rechnungen annehmen und ausstellen. Das heißt, dass öffentliche Institutionen und Unternehmen, die direkt oder indirekt durch öffentliche Mittel finanziert werden oder öffentliche Aufgaben wahrnehmen, die Pflicht haben, E-Rechnungen anzunehmen.
Es gibt aber auch Ausnahmen von dieser Regelung, zum Beispiel für kleine Unternehmen in bestimmten Branchen. Diese Ausnahmen werden jedoch im Einzelfall von den zuständigen Behörden beurteilt.
Im Zeitalter der Digitalisierung rückt die E-Rechnung immer mehr ins Licht und gewinnt an zunehmender Akzeptanz. Insbesondere bei Branchen, in denen die Verwendung von elektronischen Dokumenten weit verbreitet ist (beispielsweise E-Commerce), haben sich E-Rechnungen bereits im großen Umfang etabliert.
Die E-Rechnung spielt zudem eine wichtige Rolle im Dokumentenmanagement, da sie eine digitale Form der Rechnungsstellung darstellt und somit leicht in ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) integriert werden kann.
Ein entscheidender Vorteil sind die strukturierten Daten, die einheitlich und genormt vorliegen. Dadurch kann das DMS diese vollständig fehlerfrei erkennen und weiterverarbeiten.
Unternehmen sparen Zeit und Kosten, die sonst für das manuelle Scannen und Archivieren von Papierrechnungen aufgewendet werden müssten.
Ebenfalls können diese auch automatisch an das Finanzwesen weitergeleitet und in die Buchhaltungssoftware übertragen werden, um den Prozess zu beschleunigen oder Fehler zu minimieren.
E-Rechnungen ermöglichen zudem eine schnellere Verarbeitung und Zahlung, da eine automatisierte Datenvalidierung zur Überprüfung der Korrektheit von Informationen in der Rechnung möglich ist.
Zusammenfassend lässt sich somit festhalten, dass E-Rechnungen sich nahtlos in ein modernes Dokumentenmanagement einbinden lassen und viele Vorteile für Sender & Empfänger ermöglichen.
Auch in bitfarm-Archiv können E-Rechnungen problemlos gelesen und archiviert werden. Ermöglicht wird dies durch ein Plugin, welches wie alle anderen auch, standardmäßig und ohne Zusatzkosten mitgeliefert wird.
Der sogenannte XML-Mapper ist ein eigens entwickeltes GUI-Tool, das es dem Administrator und autorisierten Benutzern erlaubt, Regeln für die Auslesung der XML-Daten zu schreiben und diese dann als Metadaten den Zusatzfelder zuordnen zu können.
Dies geschieht intuitiv in einer anwenderfreundlichen Maske, welche Dropdownmenüs mit allen gefundenen Daten bereithält, damit diese dann vom Benutzer mit den Zusatzfeldern verknüpft werden können.
Der Prozess muss nur initial durchgeführt werden, da die geschriebenen Regeln bei zukünftigen E-Rechnungen mit gleichen Standards automatisiert greifen.
Somit können E-Rechnungen vollständig automatisch und fehlerfrei verschlagwortet werden. Dabei ist man zudem nicht mehr im vollen Maße auf die Volltexterkennung (Optical Character Recognition) und WFD-Regeln angewiesen, wodurch auch der Konfigurieraufwand minimiert wird.
Ein weiterer Vorteil des XML-Mappers besteht darin, dass er unabhängig vom eingesetzten Typ (ZUGFeRD 1.0 / 2.0, Factur-X, etc.) der E-Rechnung verwendet werden kann.
Dieser erkennt, unabhängig vom Typ, ob beim archivierten Dokument XML-Daten vorhanden sind und informiert den Benutzer bei vorliegenden Daten über den Standard, die Anzahl aller gefundenen XML-Werte und wie viele bereits davon den Zusatzfeldern zugeordnet sind.
Bei hybriden Typen (beispielsweise ZUGFeRD) verwendet bitfarm-Archiv für die Vorschauansicht der E-Rechnung automatisch den menschenlesbaren Teil (in der Regel PDF/A-3), während der maschinenlesbare XML-Datensatz im Hintergrund für die Verschlagwortung gelesen wird.
Dadurch können die Anwender von bitfarm-Archiv das Dokument wie gewohnt einfach durchsuchen und bearbeiten, falls notwendig. Liegen ausschließlich strukturierte Daten vor (zum Beispiel in einer XRechnung ), so besteht bei Bedarf die Möglichkeit, diese mit einem weiteren mitgelieferten Tool optisch aufzubereiten, falls eine manuelle Prüfung durch den Benutzer erforderlich ist.
Auch hier werden die Daten im Anschluss als Text gerendert und können dann in der Vorschauansicht des Viewers eingesehen werden.
Haben Sie weitere Fragen zum Thema E-Rechnung? Wir helfen gerne bei der Implementierung in unserem DMS weiter.
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